آداب مکالمه تلفنی

منتشر شده توسط کلینیک24 در فروردین ۱۶, ۱۴۰۰

موضوعات

برچسب ها

آداب مکالمه تلفنی ، یکی از مهم ترین آداب و مهارت هایی است که باید آن را به خوبی یاد بگیرید و رعایتشان کنید.

چرا که ممکن است همه ما در طول روز بارها با تلفن صحبت کنیم و اگر آداب آن را به خوبی ندانیم، اتفاقات نه چندان خوب و حتی در بعضی موارد جبران ناپذیری را رقم بزنیم. ما در این مقاله می خواهیم برای یاد گرفتن هر چه بهتر آداب مکالمه تلفنی و رعایت نکات مربوط به آن، به شما کمک کنیم. و کاری کنیم که بتوانید به بهترین شکل ممکن مکالمه تلفنی دشته باشید.

تکنیکهای مکالمه تلفنی

همان طور که گفتیم، در این مقاله قرار است ابتدا بهترین آداب مکالمه تلفنی را برای شما بیان کنیم که با استفاده از آن بتوانید بهترین مکالمه تلفنی های ممکن را داشته باشید. این آداب و تکنیک ها عبارتند از:

زمان را در نظر بگیرید
به مکان خود یا فرد مقابل توجه کنید
صدای مناسبی داشته باشید
لبخند بزنید
به مکالمه تلفنی با دقت گوش کنید
پشت تلفن همه مطالب را بیان نکنید
قبل از صحبت کردن فکر کنید

محترمانه خداحافظی کنید

مدرس فن بیان و سخنرانی در کرمان | آداب مکالمه تلفنی

1. زمان را در نظر بگیرید

اولین نکته ای که باید به آن توجه کنید، زمان است. مسلماً ساعت 7 صبح، 3 بعد از ظهر یا 12 شب زمان خوبی برای یک مکالمه تلفنی نیست! قطعاً مخاطب شما در این زمان ها نه تنها از تماس شما خوشحال نخواهد شد، بلکه احتمالاً دور از چشمتان مقدار زیادی بد و بیراه چاشنی صحبت هایشان درباره شما خواهد کرد!

پس ابتدا ببینید آن زمانی که می خواهید مکالمه تلفنی با کسی برقرار کنید، زمان مناسبی برای این کار هست یا خیر.

2. به مکان خود یا فرد مقابل دقت کنید

مکان هم دیگر نکته مهمی است که برای یک مکالمه تلفنی خوب موثر است؛ هم مکان شما و هم مکان مخاطبتان.

دقت کنید که شما اگر در مکان شلوغی باشید، جایی باشید که تلفن به خوبی آنتن ندهد یا مجبور باشید به آرامی صحبت کنید، مخاطب از شما به شدت خواهد رنجید و طبیعتاً مکالمه خوبی با او نخواهید داشت. یا اگر مخاطب در محلی باشد که نتواند به هر دلیلی به خوبی صحبت کند (بودن افرادی در کنار آن ها، حضور در مکان شلوغ یا خلوت، بودن در خیابان و…) قطعاً مکالمه آن طور که باب میل شماست پیش نخواهد رفت و حتی ممکن است نتیجه عکس نیز داشته باشد.

پس دومین نکته مهم در آداب مکالمه تلفنی ، مکانی است که خودتان یا مخاطب در آن حضور دارید.

3. صدای مناسبی داشته باشید

صدای خوب، یکی از مهم ترین عوامل هر گفتگویی به شما می رود؛ مخصوصاً گفتگوی تلفنی که فقط به صدا مربوط است! یعنی شما اگر نتوانید به خوبی صدای خودتان را به درستی مدیریت کنید، قطعاً اتفاقات خوبی در آن مکالمه تلفنی نخواهد افتاد. وقتی می‌گوییم صدای خوب، منظورمان عوامل زیادی است که باید در کنار یکدیگر جمع شوند تا در نهایت آن صدایی که باید، حاصل شود. عواملی از جمله:

تلفظ صحیح کلمات
شمرده ادا کردن حروف
بالا و پایین بردن تن صدا
نفس کشیدن مناسب در حین صحبت کردن برای تنظیم صدا
مناسب بودن لحن صدا

اما قبل از پایان دادن به این بحث، چند مورد تمرین ساده اما کاربردی بیان می‌کنم برای این که بتوانید صدای خوب و مناسبی داشته باشید:

ضبط کردن صدا و بررسی نقاط قوت و ضعف آن
خواندن متن با صدای بلند
تمرین سخنرانی به سبک حرفه ای
تمرین با یک مربی
و شرکت در کلاس های مرتبط با فن بیان

4. لبخند بزنید

درست است که مخاطب لبخند شما را از پشت تلفن نمی‌بیند و شاید حتی متوجه آن هم نشود، اما درون لبخند زدن آرامشی نهفته است که حتماً می‌تواند تاثیر بسیار زیادی روی ارتباط شما با مخاطبتان داشته باشد. این آرامش قطعاً حسی درونی است که از شما به مخاطب منتقل می‌شود و به خیلی از مسائل از جمله موفقیت آن مکالمه تلفنی کمک می‌کند.

پس به هیچ عنوان لبخند زدن را، چه در صحبت کردن حضوری و چه در مکالمه تلفنی فراموش نکنید.

5. به مکالمه تلفنی با دقت گوش کنید

دقت کنید که در یک مکالمه تلفنی موفق، فقط شما نیستید که حق صحبت کردن دارید و مخاطب شما هم دقیقاً به همان اندازه ای که شما حرف می‌زنید باید صحبت کند. از قدیم هم گفته اند که مستمع صاحب سخن را بر سر ذوق آورد. پس شما باید آنقدر خوب و حرفه ای گوش دهید که فرد مقابل شما هم به ادامه مکالمه تلفنی علاقه داشته باشد.

این نکته را هم به یاد داشته باشید که وقتی شما به خوبی به صحبت های مخاطب خود گوش دهید، قطعاً این مخاطب از شما بسیار راضی خواهد بود و احتمالاً صحبت هایتان تاثیر بیشتری بر روی او خواهد گذاشت. همچنین او سعی می‌کند در ادامه این کار شما را جبران کند و طبیعتاً صحبت های شما را با دقت بیشتری گوش خواهد داد. پس به صحبت های طرف مقابل خوب گوش کنید تا او هم به صحبت های شما توجه کند. اما برای خوش شنیدن و در واقع گوش دادن فعال و موثر، تکنیک های بسیار زیادی وجود دارد که رعایت هر کدام از آن ها، می‌تواند تحول فوق العاده خوبی در رابطه شما با هر فردی ایجاد کند.
بهترین تکنیک های خوب گوش دادن عبارتند از:

حواس گوینده را پرت نکنید.
هنگام صحبت کردن مخاطب، حرف های او را تایید کنید.
بگذارید صحبت های او کاملاً تمام شود.
به لحن گوینده بسیار دقت کنید.
احساس خود را منعکس کنید.
درک خود را از صحبت های او منعکس کنید.

6. پشت تلفن همه مطالب را بیان نکنید

یکی دیگر از نکات بسیار مهمی که باید برای یک مکالمه تلفنی خوب و موفق به آن دقت کنید، این است که شما نمی‌توانید به خوبی همه مطالب را از پشت تلفن بیان کنید.

قطعاً تلفن وسیله مناسبی برای انتقال همه صحبت ها به یکدیگر نیست. و باید یک سری حرف های مهم را حضوری بیان کنید. چون ممکن است نه تنها صحبت هایتان پشت تلفن موثر نباشد، بلکه سوءتفاهم های بزرگی را رقم بزند که حتی بعضاً هم جبران ناپذیر باشد! مثلاً ممکن است منظور شما از مطلبی یک چیز باشد، اما مخاطبتان کاملاً یک چیز دیگر برداشت کند. در صورتی که اگر حضوری آن مطلب را به او می‌گفتید، با توجه به زبان بدنتان و سایر ارتباطات کلامی و غیر کلامی که با او داشتید، می‌توانستید خیلی بهتر و موثرتر آن را بیان می‌کردید پس دقت کنید که مطالب مهم را در یک مکالمه تلفنی بیان نکنید.

7. قبل از صحبت کردن فکر کنید

طبیعتاً شما باید هر کجا که می‌خواهید هر حرفی بزنید، باید قبل از بیان کردن آن فکر کنید. چرا که همان طور که امام علی (علیه السلام) می‌فرمایند: قبل از این که کلام از دهان شما خارج شود، شما صاحب آن هستید اما بعد از این اتفاق، این کلامتان است که صاحب شماست! پس شما باید حتماً حواستان باشد که چه حرف هایی بیان می‌کنید و چه چیزی می‌گویید. مخصوصاً این که همان طور که گفتم پشت تلفن ممکن است مخاطب شما دچار سوءتفاهم شود و یک مطلب را اشتباه برداشت کند. پس حتماً دقت کنید که چه چیزی می‌گویید و قبل از بیان هر حرفی، کمی به آن حرف و عواقبش فکر کنید.

8. محترمانه خداحافظی کنید

سعی کنید هنگام پایان مکالمه تلفنی، بعد از خداحافظی اجازه دهید ابتدا مخاطبتان گوشی را قطع کند و بعد شما این کار را انجام دهید. دقت کنید که نوع صحیح خداحافظی می‌تواند تاثیر بسیار زیادی روی رابطه شما با مخاطبتان داشته باشد. چرا که بعضاً دیده شده همه چیز مناسب است و در حالت عادی پیش می‌رود و بعد از خداحافظی هم، همه فکر می‌کنند همه چیز مرتب است. اما وقتی دو طرف مکالمه یکدیگر را ملاقات می‌کنند، معلوم می‌شود که یکی از آن ها از دست دیگری ناراحت است! چرا؟ چون او هنگام مکالمه تلفنی به خوبی خداحافظی نکرده بود.

فکر می‌کنم با این تفاسیر به خوبی متوجه اهمیت بالای نوع پایان مکالمه شده باشید. درست است؟ البته این نکته را هم به شما بگویم که حتی اگر به بدترین شکل ممکن با فرد مقابل بحث کرده بودید و از او ناراحت هم بودید. باز هم خداحافظی کنید؛ چرا که هم ادب خود را نشان می‌دهید، هم آداب و تکنیکهای مکالمه تلفنی را به خوبی رعایت کرده اید و هم به مخاطبتان ثابت کرده اید که فردی قابل احترام و متشخص هستید.